Desarrollo de sistemas a la medida: un solo sistema en lugar de diez herramientas y una hoja de cálculo

Si ya pagas diez herramientas y tu equipo sigue trabajando a mano

Una hoja de cálculo para el inventario, un sistema para facturar, un CRM que nadie actualiza, un grupo de WhatsApp para los pedidos. Cada herramienta cubre una parte de lo que haces, y las personas de tu equipo son el pegamento entre una y otra. Cuando alguien falta, el proceso se detiene. Cuando alguien se equivoca, tardas días en encontrar dónde.

El desarrollo de sistemas a la medida parte de otra pregunta: no qué herramienta compro, sino cómo gana dinero mi negocio y por dónde pasa cada peso. Con esa respuesta construimos un solo lugar donde se captura una vez, se consulta en tiempo real y se reporta sin armar nada a mano.

Qué es un sistema de gestión a la medida

Es un software hecho para tu proceso: tus pedidos, tu inventario, tu forma de cobrar, tus reglas. Según el negocio se le llama sistema de gestión, sistema interno, sistema web o ERP a la medida. Lo que lo distingue de uno comercial es que se ajusta a ti, y no al revés. Entre lo que solemos construir:

• Pedidos, ventas y cotizaciones: del primer contacto a la entrega, con el historial de cada cliente.
• Inventario y compras: existencias por almacén o sucursal, y por lote cuando se necesita, con avisos de reabasto.
• Facturación y cobranza: facturas CFDI, saldos por cliente y recordatorios de pago.
• Agenda, citas o rutas: según tu operación, asignando personas y horarios.
• Usuarios con permisos: cada persona ve solo lo que le toca: vendedor, almacén, contador, dueño.
• Reportes y dashboards: los números del negocio al día, sin esperar al cierre del mes.

Portal de clientes a la medida: que tus clientes se atiendan solos

Si tu equipo contesta por WhatsApp "¿ya salió mi pedido?", "¿me mandas mi factura?" o "¿cuánto debo?" varias veces al día, un portal lo responde mejor y a cualquier hora. Es una pieza del mismo sistema: lee directo de tu operación y no de una copia que alguien actualiza cuando puede, y cada cliente entra con su acceso y ve solo lo suyo. Para que se use, empezamos por la pregunta que más te hacen. Según tu negocio, incluye:

• Pedidos y entregas, actualizados en cuanto cambian en tu sistema.
• Facturas CFDI y estados de cuenta, con saldos y fechas de pago.
• Pagos en línea, con registro automático en tu cobranza.
• Citas, documentos y solicitudes, con seguimiento de principio a fin.

Un portal inicial (pedidos, facturas y pagos, historial, documentos y un reporte para ti) suma unos 43 tokens: un mes de Scale con el bono del primer mes, $28,700 MXN + IVA. Si lo que buscas es una app instalada para tus clientes, mira el desarrollo de aplicaciones móviles.

Cómo lo hicimos con Lomesi

Lomesi opera en 7 unidades médicas públicas de México (ISSEMYM). Construimos una sola plataforma con todos sus procesos internos, en lugar de uno por herramienta: la captura funciona sin internet, imprime el formato oficial y salió en la fecha prometida. Después construimos su ERP de distribución, con inventario por lote, facturación CFDI y cobranza. Es el mismo patrón con cada negocio: empezar por el proceso que más duele y seguir con el siguiente.

Cómo reemplazamos tus herramientas, paso a paso

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   Llamada de 30 minutos

   Nos cuentas cómo trabajas hoy. Si lo que necesitas no requiere un sistema, te lo decimos.

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   Kickoff

   Mapeamos cómo gana dinero tu negocio y qué hace tu equipo a mano, y decidimos qué se construye primero. No se cobra nada hasta que termina.

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   Primera pieza en la semana 1

   Empezamos por el flujo que más tiempo o dinero te cuesta. La primera entrega llega en la semana 1 después del kickoff.

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   Una pieza a la vez, a la vista

   Cada tarea, bug y token se ve en la plataforma. Hay una reunión mensual con el líder senior. Cuando una pieza nueva funciona, cancelas la herramienta que reemplaza.

¿Sistema a la medida o SaaS? Cómo decidir

Un SaaS (software comercial por suscripción) lo usas tal como viene y pagas por usuario cada mes. Un sistema a la medida se construye sobre tu proceso y es tuyo. Ninguno es mejor en general, y un SaaS es la respuesta correcta más veces de las que se admite:

• Quédate con el SaaS si tu proceso es estándar (facturar, llevar contabilidad, cobrar con tarjeta), si tu equipo es muy pequeño o si necesitas empezar esta semana.
• Conéctalo, no lo reemplaces, si tu contador trabaja con CONTPAQi, Aspel o Alegra, o ya timbras con un proveedor autorizado. Esa parte la cubre la automatización de procesos.
• Construye a la medida si tu equipo mueve datos a mano entre herramientas todos los días, si tu forma de cobrar o de entregar es tu ventaja, o si pagas usuarios y módulos que casi no usas.

Una pila típica de herramientas de una pyme cuesta del orden de $3,000 a $10,000 MXN al mes. Si ya hace lo que necesitas, cambiarla no te ahorra suscripciones. Mide primero cuántas horas por semana copia datos a mano tu equipo: si son pocas, quédate con el SaaS.

Cuánto cuesta un sistema a la medida con Vesk

Cada pieza tiene un tamaño en tokens: una pantalla simple son 5, un reporte o dashboard 6, una funcionalidad completa 10 y una integración 12. Un sistema interno para una pyme de 15 personas (4 flujos completos, 6 pantallas, 2 reportes y la facturación CFDI) suma unos 94 tokens: $67,700 MXN + IVA repartidos en tres meses. Las agencias en México cotizan sistemas similares entre $80,000 y $400,000 MXN, por adelantado.

Los planes parten de $10,300 MXN + IVA al mes y se cancelan cuando quieras. El desglose completo, con más ejemplos, está en cuánto cuesta un software a la medida.

Un sistema tuyo, de verdad

• Código, infraestructura y cuentas a tu nombre desde el primer día.
• Primer mes garantizado: si no te convence, te devolvemos todo y recibes 8 tokens de bono.
• Hosting incluido en el plan, en AWS, con monitoreo de errores.
• Bugs a 3 tokens, corregidos hasta que funcionen, y gratis si fallan otra vez en 30 días.

El resto de los servicios está en Vesk Software.